Das eigentliche Problem
„Wann kommt mein Bescheid?“ „Welche Unterlagen brauche ich?“ „Bin ich bei dir für die Gewerbesteuer?“ Diese Fragen kosten dein Team täglich Stunden – Stunden, die für echte Beratung fehlen.
„Wann kommt mein Steuerbescheid?“ wird in jeder Kanzlei täglich mehrfach beantwortet – von ausgebildeten Steuerfachangestellten, die dafür nicht ausgebildet wurden.
Nachmittags türmen sich Rückrufnotizen. Bis alle abgearbeitet sind, ist Feierabend – oder der nächste Morgen beginnt bereits mit dem Rückstand von gestern.
Januar, März, Mai: alle rufen gleichzeitig an – genau dann, wenn das Team ohnehin am Limit ist. Jede abgelenkte Viertelstunde fehlt bei einem echten Mandat.
So funktioniert es
Kein generisches Ansagesystem. Der KI-Assistent von livestep wird auf deine Kanzlei trainiert und kennt deine Leistungen, Zuständigkeiten und Abläufe.
Der Assistent lernt aus dem, was in deiner Kanzlei ohnehin vorhanden ist: Website, PDFs, SharePoint oder Confluence. Kein neues System, keine manuelle Datenpflege. Was sich ändert, aktualisierst du an einer Stelle – der Assistent zieht es automatisch nach.
Der Assistent nimmt ab, stellt sich als dein Büro vor und fragt nach dem Anliegen. Natürliche Sprache. Kein Tastenmenü.
Öffnungszeiten, Terminbuchung, Dokumentenlisten, allgemeine Zuständigkeiten. Der Assistent antwortet sofort, ohne Warteschleife, rund um die Uhr.
Für persönliche Auskünfte (Bearbeitungsstand, offene Unterlagen, Dokumentenstatus) verifiziert der Assistent den Anrufer per Zwei-Faktor: Telefonnummer bekannt + Einmalpasswort per E-Mail. Nach Bestätigung fragt er live Daten aus deinem DATEV-System ab. DSGVO-konform, kein Datenspeicher auf KI-Seite.
Sobald ein Anliegen deine Expertise erfordert, leitet der Assistent weiter oder erstellt eine Zusammenfassung für dein Team. Du weißt sofort, worum es geht, bevor du zurückrufst.
Plattform
Der Telefonassistent hört, was Mandanten intern fragen. Brand Intelligence zeigt, was außerhalb deiner Kanzlei über dich gesagt wird – in Bewertungen, Fachmedien und öffentlichen Quellen.
Beide Ebenen in einem Dashboard. Telefon-Reporting zeigt dir, welche Themen Mandanten beschäftigen. Brand Intelligence zeigt, ob dieselben Themen deine Außenwahrnehmung beeinflussen. Was intern oft gefragt wird, ist oft auch extern sichtbar.
Google-Bewertungen, Branchenportale, Social-Nennungen – zusammengefasst und bewertet. Du siehst auf einen Blick, wie deine Kanzlei wahrgenommen wird, ohne täglich selbst zu suchen.
Wird dein Name in Fachmedien, Lokalzeitungen oder Online-Quellen genannt? livestep erfasst Erwähnungen automatisch und stellt sie strukturiert bereit.
Welche steuerlichen Themen bewegen gerade den Markt? Welche Fragen stellen Mandanten branchenweit? Die Analyse zeigt Trends, bevor sie als Anfragen bei dir ankommen.
Welche Fragen kommen am häufigsten? Zu welchen Zeiten? Das Reporting aus dem KI-Agenten macht Muster sichtbar und hilft, Abläufe gezielt zu verbessern.
DATEV-Integration
Über einen DATEV-MCP-Server verbindet sich der Telefonassistent direkt mit deinem DATEV-System. Mandanten authentifizieren sich per Zwei-Faktor und bekommen echte Auskünfte – keine Warteschleife, kein Rückruf.
So funktioniert die Authentifizierung: Anruf eingehend → Telefonnummer wird mit hinterlegtem Mandant abgeglichen → Einmalpasswort per E-Mail → nach Bestätigung Datenzugriff. Kein Passwort, das man vergessen kann. Kein Sicherheitsrisiko durch allgemeine PIN-Systeme.
Die DATEV-Anbindung setzt einen eigenen DATEV-MCP-Server voraus, den du separat beziehst – über klardaten.com (ab 85 €/Monat). livestep verbindet sich dann mit diesem Server. Keine Abhängigkeit, keine Einbindung in unsere Infrastruktur. Deine Daten bleiben in deiner Hand.
Sicherheit & Datenschutz
KI-Telefonie in einer Steuerkanzlei steht und fällt mit dem Vertrauen in die Infrastruktur. Hier ist, worauf livestep aufbaut.
Alle Daten verbleiben in der EU. Rechenzentrum AWS eu-central-1 (Frankfurt) – zertifiziert nach ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 1/2/3 und BSI C5.
Zugriff auf Mandantendaten nur nach Verifikation per Telefonnummer und Einmalpasswort per E-Mail. Kein Passwort, das verloren gehen kann.
Der Assistent verarbeitet Steuerdaten nur im Moment der Anfrage. Nichts wird gespeichert, nichts wird trainiert. Daten fließen, bleiben aber nicht.
Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). AWS stellt einen DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Kein Transfer in Drittländer.
Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) empfiehlt Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Zugriff auf Mandantenportale. livestep folgt dieser Empfehlung konsequent.